Nous allons voir les points essentiels de la partie “Commandes” du menu de Jerico. Vous pourrez gérer vos commandes, et également vos retours, avoirs, messages prédéfinis, etc.

1) Les commandes

Vous êtes informés d’une nouvelle commande grâce aux pastilles rouges qui s’affichent sur l’icône de caddie (ou de panier) :

Nouvelle commande
Le chiffre blanc correspond au nombre de nouvelles commandes. Si vous cliquez sur l’icône, vous verrez le nom du client, ainsi que le montant de la commande. Après avoir cliqué sur cette partie, la pastille disparaît. Elle réapparaîtra lorsque de nouvelles commandes seront à traiter.

Pour voir le détail des commandes, allez dans Commandes > Commandes :

CommandesListe commandes
Vous avez alors la liste de toutes les commandes effectuées sur le site. Vous pouvez voir déjà:

  • le nom du client,
  • le montant de la commande,
  • le moyen de paiement,
  • l’avancement du traitement de cette commande,
  • et la date de la commande.

1.1 – A faire pour chaque commande : modifier le statut

Le statut d’une commande, c’est l’étape à laquelle vous êtes dans son traitement. Cela commence par l’acceptation du paiement, jusqu’à ce que le client reçoive son colis.

Modifier statut commande
Vous devez changer le statut de chaque commande à chaque fois que c’est nécessaire. Pourquoi ? Le client recevra un mail automatique aux étapes importantes et saura où en est sa commande. De votre côté, vous gagnerez du temps car vous saurez rapidement ce qu’il vous reste à faire pour chaque commande.

Voici les différents statuts. Vous pouvez choisir celui qui correspond en cliquant sur le menu déroulant :

Statuts commande
Pour changer le statut de la commande, cliquez sur le bouton « Ajouter » après avoir choisi le statut.

A savoir : Pour qu’un bon de livraison soit généré, il faut d’abord que la commande soit déclarée comme « en cours de livraison ».
Le message « Pas de bon de livraison » en haut à droite de la page se transformera alors en bouton « Voir le bon de livraison » :

Générer bon de livraisonGénérer bon de livraison

1.2 – Les informations détaillées de la commande

Vous pouvez parcourir le reste de la page pour en savoir plus sur une commande.

1.2.1 – Le profil du client
Profil client
1.2.2 – Les factures et bons de livraisons générés
Facture
1.2.3 – Le mode de paiement utilisé
Mode de paiement
1.2.4 – Le transporteur choisi
Transporteur
1.2.5 – Les éventuels retours de produits
Retour produit
1.2.6 – Les adresses de livraison et de facturation
Adresse facturationAdresse de livraison
1.2.7 – Le détail des produits commandés
Produits commandés Total produits
1.2.8 – Les messages reçus / Les messages prédéfinis à envoyer
Messages

2) Les factures

Pour générer des fichiers PDF de plusieurs factures, afin de les enregistrer sur votre ordinateur ou encore de les imprimer, allez dans Commandes > Factures :

Factures

2.1 – Tri par période

Vous pouvez consulter vos factures selon une période déterminée.
Pour cela cliquez sur le champ « Depuis » pour déterminer le début de votre période. Vous verrez apparaître un calendrier :

Tri factureTri facture date

Il vous suffira d’afficher le bon mois en cliquant sur les flèches gauche ou droite en haut du calendrier, puis de cliquer sur le jour que vous voulez.
Faites de même avec le champ « Jusque », pour déterminer la fin de la période. Pour avoir votre fichier PDF en fonction de la période définie, cliquez maintenant sur le bouton « Générer un fichier PDF par dates », en haut à droite de votre écran :

Générer facture

2.2 – Tri par état

Vous pouvez consulter vos factures selon un ou plusieurs états. L’état ici est un synonyme du statut de la commande, que nous avons abordé plus haut.

Tri facture par état

Cliquez sur le ou les états qui vous intéressent parmi la liste ci-dessus, puis sur le bouton « Générer un fichier PDF par états » en haut à droite de votre écran :

Générer facture

3) Retours produits

En allant dans Commandes > Retours produits, vous pourrez définir le délai accepté pour que les clients vous renvoient un produit dont ils ne sont pas satisfaits, et gérer les produits renvoyés :

Retours produits

3.1 – Le délai accepté pour retourner un produit

En bas de votre écran, vous pouvez indiquer le nombre de jours correspondant au délai maximum pour qu’un client vous retourne ses produits.
La loi prévoit obligatoirement 7 jours. Si vous voulez modifier ce délai, ce sera toujours au-dessus des 7 jours minimum exigés par la loi.

Options retours produits

3.2 – La gestion du retour des produits

Votre client doit d’abord déclarer le retour du produit depuis son espace client.

3.2.1 – A faire par le client

Après s’être connecté à son espace client, il doit accéder à son historique de commandes. Ensuite il lui faudra :

  • Sélectionner la commande contenant le produit qu’il veut renvoyer.
  • Sélectionner le(s) produit(s) qu’il veut renvoyer en cochant la case à coté de leur(s) nom(s).
  • (facultatif) Ajouter une explication, afin que vous compreniez pourquoi la commande est renvoyée.
  • Cliquer sur « Faire un retour produit » pour que l’information vous soit envoyée
3.2.2 – A faire par le commerçant

De votre côté, vous verrez le nombre de produits que l’ensemble de vos clients vous ont retourné. Vous devrez faire le suivi de ces retours.

Cliquez sur le nom d’un des clients dans Commandes > Retours produits pour accéder aux détails du retour. Cela se gère comme le changement de statut pour les commandes.

Sur le menu déroulant « Statut », choisissez celui qui correspond entre :

  • En attente de confirmation
  • En attente du colis
  • Colis reçu
  • Retour refusé
  • Retour terminéRetour produit

N’oubliez pas d’enregistrer.
Vous pourrez refuser un retour si le produit retourné n’est pas propre à la revente.

4) Les bons de livraison

Comme pour les factures, vous pouvez générer un fichier PDF des bons de livraison pour une période déterminée. Pour cela, allez dans Commandes > Bons de livraison :

Bon de livraison

Pour cela cliquez sur le champ « Depuis » pour déterminer le début de votre période. Vous verrez apparaître un calendrier :

Imprimer bon livraisonTri par date

Il vous suffira d’afficher le bon mois en cliquant sur les flèches gauche ou droite en haut du calendrier, puis de cliquer sur le jour que vous voulez. Faites de même avec le champ « Jusque », pour déterminer la fin de la période.
Pour avoir votre fichier PDF en fonction de la période définie, cliquez maintenant sur le bouton « Générer un fichier PDF ».

5) Les avoirs

Pour gérer les avoirs, allez dans Commandes > Avoirs :

Avoirs

Les avoirs ne sont à utiliser que pour les produits renvoyés, et dont le renvoi a été accepté.
Une fois qu’un produit a été renvoyé, vous devez créer un avoir correspondant. Pour afficher plus de détails, allez dans la liste de vos commandes, et cliquez sur la commande contenant le produit qui vous a été renvoyé.

Créer un avoir

En dessous du tableau « Produits » :

  • Cochez les articles renvoyés.
  • Cochez la case « Re-stocker les produits » si vous souhaitez remettre les produits dans votre stock.
  • Cochez la case « Générer un avoir ».
  • Pour réjouir un client malgré une erreur dans sa commande, pensez à lui offrir un bon en cochant la case « Générer un bon ».
  • Vous pouvez aussi rembourser ses frais de port en cliquant sur « Inclure les frais de port ».

Une fois que vous avez sélectionné toutes les options que vous désirez, confirmez en cliquant sur « Remboursement de produits ». L’avoir est désormais créé et disponible dans les détails de la commande.

6) Le statut des commandes

En allant dans Commandes > Statuts, vous pouvez avoir un aperçu des différents états existants pour une commande ou un retour :

Statuts commandes

Sur la page qui s’affiche, vous verrez un tableau récapitulant diverses informations, dont l’envoi automatique d’e-mail d’information au client. Les mails automatiques sont envoyés uniquement s’il y a une coche verte sur la ligne d’un statut, et si vous avez modifié le statut sur la commande, comme expliqué au début de ce tutoriel :

Modifier statut commande

7) Messages prédéfinis

Les messages prédéfinis vous permettent de gagner du temps lorsque vous communiquez avec vos clients. Si on vous pose souvent la même question ou qu’une situation se répète régulièrement par exemple, vous pouvez rédiger un message une seule fois, le stocker dans Jerico et l’envoyer à autant de clients que vous le souhaitez lorsque vous en avez besoin.

7.1 – Créer un message prédéfini

Pour cela, allez dans Commandes > Messages prédéfinis :

Messages prédéfinis

Pour ajouter un message prédéfini, cliquez sur le bouton « Créer » en haut à droite de votre écran :

Créer
Entrez un nom pour votre message, afin de pouvoir l’identifier facilement plus tard lorsque vous en aurez plusieurs. Rédigez votre texte dans le champ « Message », puis enregistrez. Ces deux étapes sont obligatoires pour pouvoir enregistrer.

Créer un message prédéfinis

Vous aurez ensuite la liste de tous les messages prédéfinis créés sous forme de tableau :

Il vous sera possible de les modifier à tout moment en cliquant sur l’icône de crayon jaune, ou de les supprimer en cliquant sur l’icône de poubelle.

7.2 – Envoyer un message prédéfini

Pour envoyer un message prédéfini que vous avez déjà créé, allez dans la commande d’un client. Tout en bas de la page, vous verrez cet encadré :

Envoyer message prédéfini

Cliquez sur la phrase encadrée en rouge sur la capture d’écran ci-dessus. Vous verrez ce petit formulaire :

Envoyer message prédéfini

Choisissez le bon message dans le menu déroulant (vous voyez ici qu’un nom correct vous permet d’envoyer le bon message sans vous tromper). Vous pouvez le personnaliser si besoin. Cliquez sur « Oui » sur la ligne « Montrer au client », puis sur « Envoyer », pour que le message soit envoyé sur l’adresse mail que le client a utilisé pour s’inscrire sur votre boutique. La conversation pourra être continuée en allant dans la partie « SAV » du menu « Clients ».